Repérer où les commandes se perdent
Pendant une semaine, notez les canaux utilisés, les informations manquantes et les reprises nécessaires. Une commande reçue sur un téléphone personnel pendant le déjeuner peut ne jamais rejoindre le cahier commun. Le problème est d’abord l’absence d’un enregistrement partagé et d’un responsable identifié.
Définir le minimum avant de choisir un outil
Une commande exploitable doit identifier le client, les produits, les quantités avec leurs unités, la date souhaitée et le mode de remise. Ajoutez les options de préparation et les consignes utiles. Choisissez ensuite qui peut modifier ces informations et jusqu’à quelle heure.
Proposer un point d’entrée commun
Invitez d’abord quelques clients réguliers à commander dans leur portail. Présentez leurs références habituelles et montrez comment retrouver l’historique. Conservez un traitement explicite des demandes encore reçues au téléphone : une personne les enregistre dans le système et vérifie les informations.
Distinguer commande et notification
Un message annonçant qu’une commande est acceptée ou livrée est une notification. Lire un message libre, reconnaître le client et créer une commande est une autre fonction : elle exige un raccordement, des contrôles et une validation adaptés. Dans ArtisFlow, cette connexion fait l’objet d’un projet Enterprise distinct, avec validation du parcours avant activation.
Mesurer ce qui change
Comparez le temps de ressaisie, les informations manquantes, les corrections après l’heure limite et la part des commandes saisies par les clients. Commencez avec un périmètre limité, puis élargissez lorsque les équipes et clients retrouvent leurs commandes sans aide. La démonstration ArtisFlow permet d’examiner ce parcours sur vos propres exemples.
À utiliser avec votre équipe
Une transition en cinq décisions.
- Désigner une personne qui enregistre les demandes hors portail.
- Choisir deux ou trois clients et quelques références habituelles.
- Vérifier pour chaque demande : client, date, unité, quantité et remise.
- Appliquer le même horaire limite à tous les canaux.
- Vérifier chaque jour les demandes non confirmées avant la préparation.
Exemple : une commande reçue au téléphone
Un restaurant appelle pour 36 croissants demain matin. Le responsable confirme l’entreprise, la date et la tournée, saisit la demande selon les droits prévus, puis vérifie qu’elle apparaît dans les commandes du jour concerné. Un second message du client doit être traité comme une modification à vérifier, pas comme une deuxième commande.
Texte d’invitation à adapter
Pour vos prochaines commandes, utilisez votre espace de commande habituel : vous y retrouvez nos produits, la date de livraison et le suivi. Nous vous transmettons votre accès séparément. Si vous rencontrez une difficulté, contactez votre interlocuteur habituel. Pour toute modification après l’heure limite, attendez sa confirmation.
